Zeendoc est un logiciel de gestion électronique de documents (GED) qui permet de dématérialiser, organiser et retrouver facilement tous vos fichiers administratifs. Son fonctionnement repose sur une interface intuitive qui s’adapte aux besoins des entreprises, facilitant la gestion quotidienne des documents comme les factures, contrats, ou dossiers clients. Utiliser Zeendoc, c’est aussi garantir la sécurité et la conformité de vos données tout en réduisant les coûts liés au traitement papier.
Apprendre à utiliser Zeendoc peut sembler complexe au premier abord, mais avec une bonne maîtrise des fonctionnalités clés, vous pourrez optimiser vos processus documentaires et améliorer la gestion de votre entreprise. Voici un guide détaillé pour vous aider à comprendre son mode d’emploi et tirer le meilleur parti de ce puissant outil de gestion.
Installation et configuration de Zeendoc
La première étape pour l’utiliser est d’installer le logiciel et de le configurer selon les besoins de votre entreprise. Zeendoc étant un service en ligne, vous n’avez pas besoin de l’installer localement sur chaque machine. L’accès se fait via une plateforme en ligne, ce qui permet aux collaborateurs de travailler à distance ou depuis différents bureaux. Il suffit de créer un compte et de suivre les instructions de configuration initiales.
Après l’inscription, vous devrez paramétrer vos dossiers de stockage et définir les catégories de documents que vous souhaitez gérer. La solution permet de créer une arborescence sur mesure, avec des sous-dossiers pour chaque service (comptabilité, RH, clients) afin de structurer efficacement votre gestion documentaire. Une fois cette configuration faite, vous pouvez commencer à importer vos documents.
Numérisation et importation des documents
Pour commencer à utiliser ce service, vous devrez importer vos fichiers. Plusieurs options sont disponibles pour cela. Vous pouvez scanner directement des documents papier avec un scanner connecté au logiciel, ou importer des fichiers électroniques déjà présents sur votre ordinateur ou dans des systèmes de stockage cloud.
Zeendoc intègre une fonctionnalité de reconnaissance optique de caractères (OCR), ce qui signifie que chaque document scanné est analysé et son contenu est rendu indexable. Cela vous permet de retrouver facilement un fichier à partir d’un mot-clé, d’une date ou d’une référence présente dans le document, même si celui-ci a été numérisé.
Organisation et classification automatique
Une fois vos documents numérisés ou importés, on propose des outils d’organisation automatique des fichiers. Par exemple, une facture sera automatiquement classée dans le bon dossier grâce à la reconnaissance du type de document. Ce processus permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs de classement manuel.
Zeendoc permet également de personnaliser les métadonnées associées à chaque document, ce qui facilite encore plus la recherche. Vous pouvez attribuer des tags, des dates ou des informations spécifiques à chaque fichier pour mieux organiser votre base documentaire. Ces métadonnées peuvent être ajoutées manuellement ou générées automatiquement grâce aux outils de reconnaissance.
Recherche et accès aux documents
L’un des atouts majeurs est son moteur de recherche performant, qui permet de retrouver rapidement un document, quelle que soit la taille de votre base de données. Vous pouvez rechercher des fichiers par type, mot-clé, date ou métadonnées. Le logiciel vous permet également d’enregistrer vos recherches fréquentes pour un accès encore plus rapide aux documents les plus couramment utilisés.
En plus de la recherche, Zeendoc facilite l’accès partagé aux documents. Chaque collaborateur peut accéder aux fichiers dont il a besoin selon les droits qui lui sont attribués. Vous pouvez ainsi limiter l’accès à certains documents sensibles aux seuls utilisateurs autorisés, garantissant la confidentialité des informations.
Gestion des flux de travail
Zeendoc ne se contente pas de stocker vos documents, il permet également de les intégrer dans vos processus quotidiens grâce à sa gestion des flux de travail. Vous pouvez par exemple définir un circuit de validation pour les factures, avec différents niveaux d’approbation. Chaque utilisateur recevra une notification lorsque c’est à son tour d’intervenir, et l’historique des actions sera enregistré, garantissant ainsi une traçabilité complète.
Les flux de travail peuvent être personnalisés selon vos besoins, que ce soit pour la validation des documents, le suivi des contrats ou la gestion des tâches administratives. Cela améliore la fluidité des processus internes et évite les retards liés à une gestion papier classique.
Sécurisation et archivage des documents
Zeendoc propose une solution d’archivage sécurisé qui garantit la conservation de vos documents pendant la durée légale requise. Chaque fichier est stocké sur des serveurs sécurisés, avec des systèmes de sauvegarde automatiques et un chiffrement des données pour éviter toute perte ou piratage.
L’archivage est conforme aux réglementations en vigueur, notamment la conservation des factures numériques et des documents comptables. Il offre également des options pour l’archivage à long terme et le dépôt légal, permettant aux entreprises de respecter leurs obligations en matière de gestion documentaire.
Gestion des coûts et avantages de Zeendoc
En utilisant cette solution, les entreprises peuvent réduire significativement leurs coûts liés à la gestion papier. Moins de papier signifie moins de frais d’impression, de stockage et de gestion. De plus, les documents étant disponibles en ligne, vous économisez également sur le temps passé à rechercher ou à classer manuellement des dossiers.
Le tarif de Zeendoc est modulable en fonction des besoins de l’entreprise. Différents abonnements sont disponibles, permettant de choisir une solution adaptée à la taille et à la complexité de votre organisation. En investissant dans un tel logiciel, vous améliorez non seulement l’efficacité de votre gestion documentaire, mais vous renforcez également la sécurité et la conformité de vos données.
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