Pour l’envoi de ses courriers, certaines entreprises misent sur une machine à affranchir de qualité. Sachez qu’outre le remplacement régulier de la cartouche postbase mini, l’entretien du matériel en question est aussi indispensable pour garantir son fonctionnement optimal. Découvrez dans les lignes qui vont suivre les renseignements à connaître concernant la maintenance de ce fameux équipement.
Qu’est-ce qu’une machine à affranchir ?
Il s’agit d’un équipement utilisé par les entreprises qui souhaitent faciliter leur procédure d’affranchissement. Même s’il commence à se démocratiser, bon nombre d’utilisateurs ne savent pas encore comment bien s’en servir. En gros, elle permet d’affranchir électroniquement, donc, professionnellement le courrier d’une compagnie pour que le traitement de celui-ci soit plus simplifié. Grâce à cette procédure, il suffit aux sociétés d’imprimer sur leurs enveloppes ou leurs colis l’affranchissement et les étiquettes prépayées. Le but est de réduire les coûts de leurs envois postaux, quel que soit le volume.
L’entretien d’une machine à affranchir
En France, seule la location de machine à affranchir est autorisée. Les entreprises n’ont donc pas le droit de se procurer leurs propres timbreuses. Elles doivent contacter les quelques concessionnaires homologués pour louer l’équipement. L’entretien de la machine louée, qui est une tâche incontournable, doit alors être inclus dans le contrat. C’est la société ayant fourni la machine qui s’occupe de cette maintenance étant donné qu’elle dispose d’un service technique spécialisé destiné à cet effet. Ce dernier possède à la fois le savoir-faire, l’expérience et les outils indispensables pour mener à bien la mission.
Les diverses formes de maintenance des machines à affranchir
Le choix de la forme de maintenance dépend du modèle de la timbreuse. C’est la raison pour laquelle vous devez bien choisir votre contrat en prenant en compte cette clause. Dans tous les cas, elle s’effectue généralement en 2 étapes bien distinctes :
- la première est prise en charge par le service de téléassistance technique, par téléphone ou par internet. Elle permet au technicien d’accéder à distance aux équipements concernés. Ainsi, l’entretien peut être fait dans l’immédiat, car il ne nécessite pas de déplacement. Vous pouvez aussi y recourir à n’importe quel moment vu que la plupart des concessionnaires le proposant 7jours/7 et sur de larges plages horaires.
- au cas où le dépannage ne pourrait pas être réalisé à distance, une équipe de techniciens se déplace directement dans vos locaux d’entreprise. Le délai d’intervention peut ainsi aller de quelques heures à quelques jours selon le problème rencontré. Cette durée dépend aussi de chaque fournisseur, c’est pourquoi il faut bien en discuter avant de signer le contrat de location. Choisir un fournisseur de proximité et moins cher est surtout conseillé.
Après l’intervention, l’équipe technique du concessionnaire propose généralement des conseils gratuits permettant d’assurer le bon fonctionnement de la machine à affranchir. Elle préconise par exemple le nettoyage régulier de l’équipement. Elle montre aussi comment remplacer la cartouche d’encre quand celle-ci est épuisée. Bref, elle rappelle quelques gestes faciles, mais indispensables pour garder la machine en très bon état. Il est donc judicieux de bien l’écouter et d’appliquer à la lettre toutes les recommandations qu’elle donne.